امروزه از مهم ترین دغدغه های کاری سازمان ها و موسسات ارائه خدمات به صورت همزمان و مشتری پسند به کاربران است، چرا که موجودیت و رسیدن به موفقیت در حوزه کاری هر سازمان راضی نگه داشتن مشتریان و مراجعه کنندگان قدیمی و جذب مشتریان جدید است، اما برای رسیدن به این منظور باید راهکار درستی را در پیش گرفت. بهترین راهکار ارائه شده به سازمان ها و موسسات سازماندهی خدمات و ارائه اطلاعات به مراجعه کنندگان بدون به کاربردن کاغذ استفاده از طراحی سایت پرتال سازمانی است، چرا که با طراحی پرتالهای سازمانی می توان به راحتی بر محدودیتهای زمانی و مکانی غالب شد.
ویژگی های طراحی سایت پرتال سازمانی
قبل از طراحی پرتال سازمانی باید هدف از راه اندازی پرتال سازمانی مشخص شود و چگونگی اطلاع رسانی، انتظارات دقیق از راه اندازی، چگونگی کسب درآمد، شناسایی نیازمندی های کاربران و مخاطبان، مسائل مربوط به امنیت سایت مشخص شود.
در طراحی پرتال سازمانی باید به درستی سطوح دسترسی مشخص شود و مدیریت بخش های مختلف آن به درستی انجام شود به طوری که متناسب با نیازهای موسسه یا سازمان انجام شود.
طراحی پرتال سازمانی و راه اندازی پرتال سازمان باید قادر باشد از حداکثر پتانسیل در سیستم های داخلی موسسه استفاده کند. با توجه به اینکه ممکن است نیازهای یک سازمان یا موسسه تغییر کند؛ بنابراین طراحی پرتال سازمانی به گونه ای باید باشد که پرتال قابل تغییر با نیازهای سازمان یا موسسه باشد.
طراحی پورتال سازمانی باید به گونه ای باشد که توانایی برقراری ارتباط با پرتال های خارج از سازمان و سایتهای دیگر جهت دریافت اطلاعات را داشته باشد.
از ویژگی های طراحی پرتال سازمانی این است که راه کارهایی به مدیران پرتال برای پاسخگویی به سوالات و نیازهای افراد در درون سازمان یا بیرون سازمان فراهم می آورد.
طراحی پرتال سازمانی به صورتی انجام می شود که با یک بار ورود هر کاربر به پرتال می تواند از بخش های مختلف سرویس ها استفاده کند و قادر به دیدن دسته بندی و رده بندی اطلاعات در بخش مدیریت باشد.
طراحی سایت پرتال سازمانی برتری ویژه ای نسبت به وب سایت و طراحی سایت ها دارد از جمله اینکه پرتال های سازمانی قادر به انتشار اطلاعات سازمان ها یا موسسات مختلف هستند و در سطح وسیع تری کار می کنند و اطلاع رسانی به کمک طراحی سایت پرتال سازمانی جامع تر صورت می گیرد ، ولی وب سایتها فقط با اتصال به منابع و پایگاه های مختلف قادر به ارائه اطلاعات مورد نیاز کاربرانشان هستند.طراحی پرتال سازمانی در بیشتر موارد به منظور کسب درآمد و شناخته شدن از طریق تبلیغات در طراحی سایت صورت می گیرد.
هدف اصلی از طراحی سایت پرتال سازمانی گسترش کسب و کار بر اساس نیازها در جامعه است و این که در حال حاضر هرکسی به دنبال چه نیاز و خواسته ای است و اهداف یک سازمان بزرگ و جامع و شرکت های بزرگ و فراهم کردن دسترسی راحت به اطلاعات و خدماتی که مدنظر کاربران بدون در نظر گرفتن محدودیتهای زمانی و مکانی است.در طراحی سایت پرتال سازمانی اطلاعات باید بدرستی سازمان دهی شده باشد تا کاربران به آسانی قادر به جستجوی مطلب مورد نظر خود باشند. گرچه پرتال های بسیاری وجود دارد که بر روی خدمات خاصی تمرکز می کنند، مثلا پرتال فروشگاهی بر روی خدمات اقتصادی تمرکز می کند یا پرتال خبری بیشتر بر روی انتشار اخبار و اطلاع رسانی متمرکز است.
در طراحی سایت پرتال سازمانی رعایت یک سری نکات بسیار مهم و ضروری و واجب است که از جمله مهم ترین ان ها می توان اشاره ای داشت به موضوع : قراردادن صفحه ای به نام عضویت که کاربران وب سایت و پرتال بتوانند با پر کردن فرم های مربوطه و عضویت در پرتال سایت از بخش های مختلف که در ان وجود دارد ، استفاده کنند و مدیر پرتال بتواند به راحتی آمار سایت را ببیند.